Όπως έχει ήδη κρίνει η Αρχή Προστασίας Δεδομένων (ενδεικτικά βλ. 17/2002, 56/2003 και 40/2005 αποφάσεις), η ανακοίνωση των στοιχείων των επιλεγέντων συνυποψηφίων σε άλλον υποψήφιο είναι νόμιμη, και χωρίς τη συγκατάθεσή τους, υπό τις εξής σωρευτικά εξεταζόμενες προϋποθέσεις:
- Τα δεδομένα ζητούνται με τη νόμιμη διαδικασία (έγγραφη αίτηση, τεκμηρίωση υπέρτερου έννομου συμφέροντος). Το έννομο συμφέρον του αιτούντος συνίσταται στο δικαίωμα του αιτούντος να ασκήσει τα εκ του νόμου δικαιώματά του προσβολής των σχετικών αποφάσεων και πινάκων (π.χ. υποβολή ένστασης, άσκηση αιτήσεως ακυρώσεως, κ.λπ.).
- (Σημειώνεται δε ότι ακόμα και στην περίπτωση που ο αιτών δεν αναφέρει τον λόγο για τον οποίο ζητεί πρόσβαση στα δεδομένα των επιλεγέντων συνυποψηφίων, αυτός μπορεί να θεωρηθεί δεδομένος, λαμβάνοντας υπόψη ότι η Αρχή, με την υπ’ αριθμ. 17/2002 απόφασή της, απηύθυνε σύσταση σε όλους τους αρμόδιους φορείς του δημοσίου τομέα σε κάθε προκήρυξη δημόσιου διαγωνισμού – το ίδιο ισχύει και ως προς τη διαδικασία επιλογής προσωπικού με άλλες διατάξεις – να γίνεται μνεία της δυνατότητας πρόσβασης σε στοιχεία που αφορούν λοιπούς συνυποψήφιους, προκειμένου να ασκήσουν τα εκ του νόμου δικαιώματά τους).
- Η ανακοίνωση στοιχείων των συνυποψηφίων περιορίζεται στη χορήγηση μόνο εκείνων των στοιχείων που αποτέλεσαν τη βάση της αξιολόγησης των υποψηφίων για την κατάληψη των προς πλήρωση θέσεων. Στην περίπτωση, δηλαδή, που οι υποψήφιοι επικαλέστηκαν και πρόσθετα προσόντα, μπορούν να χορηγηθούν και αυτά τα δικαιολογητικά στον συνυποψήφιο που απορρίφθηκε, με την προϋπόθεση ότι υπήρξε σύγκριση των υποψηφίων και επί των πρόσθετων αυτών προσόντων.
- Τα στοιχεία που ανακοινώνονται δεν περιλαμβάνουν ειδικές κατηγορίες, εκτός εάν αυτά ελήφθησαν υπόψη κατά την επιλογή. Αν, δηλαδή, και τέτοια στοιχεία αποτέλεσαν τη βάση αξιολόγησης των υποψηφίων και υπήρξε σύγκριση των υποψηφίων και επί των στοιχείων αυτών, ο υπεύθυνος επεξεργασίας δύναται να επιτρέψει την πρόσβαση στα στοιχεία αυτά σε κάθε υποψήφιο που δεν επιλέχθηκε, προκειμένου να ασκήσει το δικαίωμά του προσβολής της επιλογής άλλου συνυποψηφίου ενώπιον δικαστηρίου (βλ. υπ’ αριθμ. 40/2005 απόφαση της Αρχής).
- Πριν από την ανακοίνωση των στοιχείων συνυποψηφίων στον αιτούντα, πρέπει να ενημερώσει ο υπεύθυνος επεξεργασίας τα υποκείμενα των δεδομένων με κάθε πρόσφορο τρόπο (βλ. και Κανονιστική Πράξη 1/1999 της Αρχής − ΦΕΚ Β’ Φ. 555/6.5.1999 − σχετικά με την ενημέρωση του υποκειμένου των δεδομένων κατ’ άρθρο 11 του ν. 2472/1997). Βλ. και ανωτέρω αναφερομένη απόφαση της Αρχής 17/2002 αναφορικά με την υποχρέωση προηγούμενης ενημέρωσης.
Οι συμμετέχοντες σε διαδικασίες επιλογής του δημόσιου τομέα θα πρέπει να γνωρίζουν ότι, σε περίπτωση επιλογής τους, οι συνυποψήφιοί τους θα μπορούν να έχουν πρόσβαση στα δικαιολογητικά/στοιχεία που έχουν υποβάλει. Το ίδιο ισχύει και στην περίπτωση που τα στοιχεία αυτά περιλαμβάνουν ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων των επιτυχόντων υποψηφίων, εφόσον αυτά έχουν ληφθεί υπ’ όψιν από τον υπεύθυνο επεξεργασίας για τη διαμόρφωση της σχετικής κρίσης.